Lai gan Latvija ir nospraudusi mērķi pāriet uz digitālajiem risinājumiem un elektronisku dokumentu apriti jau no 2023. gada, ieviešana valsts pārvaldē un uzņēmumos notiek ļoti gausi. Kāpēc uzņēmēji vēl aizvien nespēj ieviest digitālos risinājumus to pārvaldībā un neizmanto tirgū pieejamos risinājumus, lai jau šobrīd nodrošinātu pilnu elektronisko dokumentu apriti, kas, visticamāk, uzlabotu darba efektivitāti vismaz par 15-20%? Turklāt, ieviešot digitālos risinājumus, ir iespējams būtiski samazināt tādu resursu patēriņu, kā papīra un drukas izmaksas, paralēli nodrošināt iespēju uz pilnu vai daļēju attālinātā darba nodrošināšanu.
Savā darba ikdienā, digitalizējot dažādu nozaru un lieluma uzņēmumus, esam secinājuši, ka viens no galvenajiem digitalizācijas šķēršļiem ir eParaksta zemā lietošana vai neziņa, kā to ieviest. Nenoliedzami, bez eParaksta ieviešanas, pilnīga dokumentu digitalizācija nav iespējama, jo paraksta apliecinājums būs gandrīz katra biznesa procesa neatņemama sastāvdaļa. Pats paraksta apliecinājums īstermiņā vienmēr būs ļoti formāls jautājums, tomēr ilgtermiņā tā nekvalitatīva izpilde var radīt dažādas juridiskas vai finansiālas sekas. Līdzīgi kā pirkuma čeks veikalā – tas pilda zināmu apdrošināšanas funkciju abām pusēm, un mēs vairs sen neapšaubām tā nozīmīgumu.
Neskatoties uz aizspriedumiem par drošā eParaksta sarežģīto ieviešanu, vienkāršā eParaksta adoptāciju var uzsākt jebkurš uzņēmums jau šobrīd, veicot vienkārši realizējamu darbu. Lai to ieviestu, vispirms Jums pie darba līguma ar darbiniekiem būtu jānoslēdz rakstveida vienošanās, kurā tiktu atrunāta kārtība kādi IT risinājumi un kādu dokumentu parakstīšanai tiks izmantoti. Ar šīs vienošanās palīdzību, Jūs juridiski sasaistītu izmantotās IT sistēmas radīto lietotāju ar cilvēka unikālo identitāti. Drošā eParaksta gadījumā to nevajag darīt, jo patiesās identitātes pārbaudi nodrošina un garantē valsts, neatkarīgi, kuru no drošā eParaksta veidiem Jūs arī izmantotu.
Kā tas izpaužas praksē? Vienkāršā eParaksta gadījumā darbinieks, autorizējoties iepriekš noslēgtās vienošanās IT sistēmā ar savu e-pastu vai telefona numuru, tajā brīdī apstiprina, ka tas ir viņš, nevis kāds cits. Darbinieks tālāk sistēmā veic visas nepieciešamās darbības, piemēram, apstiprina dokumentus, iepazīstas ar mācību materiāliem vai veic citas darbības. Un tās visas automātiski tiek iereģistrētas un glabātas pašā sistēmā, kas atceļ nepieciešamību šīs lietas drukāt un parakstīt fiziskā veidā, vai izmantot kādu no drošo e-paraksta veidiem. Šāda pieeja ļauj daudz efektīvāk izmantot esošos IT risinājumus, negaidot uz gauso drošā eParaksta lietojamības pieaugumu valstī kopumā.
Drošā eParaksta gadījumā nav nepieciešams slēgt papildus rakstveida vienošanos starp pusēm. Šajā gadījumā būtiskākais ir tas, ka abām pusēm ir pieejams kāds no drošā eParaksta veidiem, kas šobrīd diemžēl ir retums. Šis paraksta veids ir drošāks tā iemesla dēļ, ka papildus tiek nodrošināta cilvēka unikālās identitātes pārbaude; parakstīto dokumentu izmaiņas ir izsekojamas un pārbaudāmas trešajām pusēm. Līdzīgi kā iepriekšējā gadījumā, praksē pastāv iespēja, ka darbinieks jau autorizējoties sistēmā izmantojot kādu no drošā eParaksta veidiem, tādejādi apliecinot to, ka tas ir viņš, vai arī izmantot to brīdī, kad ikdienas procesā ir nepieciešams veikt kāda dokumenta apstiprināšanu jeb parakstīšanu.
Ja abi no šiem veidiem ir juridiski saistoši un pieejami, tad kas tiem ir kopīgs? Abos gadījumos to adoptācijā būs nepieciešams uzņēmuma vadības stratēģisks lēmums pieņemt vienu vai otru attīstības scenāriju un spert pirmo praktisko soli ieviešanā. Vienkāršā eParaksta gadījumā būtu jānoslēdz pieminētā rakstveida vienošanās ar darbiniekiem, bet drošā eParaksta gadījumā būtu jāuzdod darbiniekiem kā pienākumu izveidot kādu no valstī pieejamajiem drošā eParaksta veidiem, ko viegli un bez maksas var izdarīt jebkurš iedzīvotājs vietnē https://www.eparaksts.lv/lv/.
Galvenais secinājums ir tāds, ka pasīvi gaidot uz jebkura eParaksta veida adoptāciju, mēs paši sev ļoti apgrūtinām valsts un uzņēmumu digitalizāciju kopumā, lai gan veidi, kā to paātrināt, ir ne tikai pieejami, bet arī viegli realizējami. Kad šis pirmais organizatoriskais solis ir sperts, tālākais digitalziācijas process jau noritēs daudz vieglāk un ērtāk, lai arī kāda joma vai process tas būtu. Tas mazinās gan objektīvus šķēršļus, gan aizspriedumus un neuzticību IT risinājumiem kā tādiem, kas ir arī viens no izšķirošajiem stūrakmeņiem Latvijas konkurētspējas saglabāšanā un palielināšanā Pasaules tirgos. Cik ilgi mēs atliksim pāreju uz elektronisku dokumentu apriti? Risinājumi ir un tie ir dažādi.
