Darba vides pārvaldība jau labu laiku vairs nav tikai “plika” instruktāža vai mapīte plauktā. Šoreiz parunāsim par to, kā to digitalizēt. Kāda ir 21. gadsimta darba vides stratēģija? Kas ir uz datiem balstīta darba vides pārvaldība? Vai mums var palīdzēt roboti? Kopā ar “Sunstar Group” speciālistiem Rudīti Krūgaļaužu un Armandu Kalniņu uzzināsim, kādi ir iespējamie risinājumi un pieredze, fokusējoties uz inovācijām, kas visiem spēj atvieglot darbu.
Runājot par inovācijām darba vides attīstībā, Rudīte Krūgaļauža skaidro – pēdējo gadu pieredze liecina, ka visi procesi strauji attīstās: “Pasaule attīstās, visi procesi strauji transformējas – gan izglītībā, gan komunikācijā, gan sabiedrībā. Sabiedrībai novecojot, mēs arvien vairāk sākam domāt par veselīgu dzīvesveidu. Un arī darba aizsardzībai, mūsuprāt, ir jāmainās uz citādu pieeju – jāpāriet no tādas fiziskas drošības uz holistisku vadību, ņemot vērā visus faktorus, kas ietekmē mūsu darba vidi un darba kvalitāti.”
“Šobrīd mēs pārāk daudz gaidām no darba aizsardzības speciālista. Ir jāsaprot, ka nākotnes stratēģijas pasaulē viņš būs koordinators un procesu vadītājs, kuram jāspēj katras situācijas risināšanai piesaistīt attiecīgu speciālistu, nevis risnāt vienam visas sasāpējušās situācijas, tostarp arī veselības un izglītības jautājumus,” nākotnes stratēģiju ieskicē Armands Kalniņš.
Darba aizsardzības sistēmas transformācija
Kāpēc mēs tieši tagad runājam par darba aizsardzības sistēmas transformācija? Jo darba aizsardzības tēma taču ir aktuāla vienmēr. Armands Kalniņš norāda, ka vēl pirms gadiem desmit mums vajadzēja mapes, virkni dokumentu, parakstu, lai ieviestu darba aizsardzības sistēmu. Mums šķita, ka kvalitātes atslēga ir tajā, cik daudz mēs būsim dokumentējuši procesus un savākuši parakstus. Pēdējos gados esam nonākuši punktā, kad saprotam, ka tā īsti tas tomēr nestrādā. Un pēdējie trīs gadi ir grūdiens nākamajā līmenī –mēs apzināmies, ka darba aizsardzības pasākumi ir daļa no uzņēmuma vides un kultūras, kā arī daļa no mūs ikdienas ne tikai darba dzīvē, bet arī privāti, jo mūsu darba vide arī mainās – darbs vairs nav piesaistīts vienai konkrētai vietai,
“mēs katru dienu varam strādāt no citas lokācijas, un tas liek paskatīties uz darba aizsardzību krietni plašākā kontekstā nekā “mapīšu laikmetā”.”
Tieši tas pats attiecas uz nodarbināto individuālajiem faktoriem, skaidro Kalniņš. “Mēs daudz runājam par izdegšanu darba vidē. Bet tā mēs gluži tomēr nevaram teikt, jo, analizējot aptaujas anketas un virkni faktoru, varam secināt, ka mūs ietekmē gan privātās dzīves faktori, gan darba dzīve, šobrīd ir grūti novilkt robežu. Mums ir jāizglīto nodarbinātie, jāveicina, ka viņi par savu veselību domā nepārtraukti – gan mājās, gan darbā. Jāpanāk, lai tas ir dzīvesveids. Mēs liekam akcentu uz individuālajiem faktoriem: kombinēts darba laiku, iespējas izvēlēties strādāt no rīta vai vakarā, tādējādi veicinot produktivitāti, vairot darbinieku motivāciju un apmierinātību ar to, ko viņi dara. Ir svarīgi, lai visi kopā kā sabiedrība mēs mainītu pieeju.”
“Vienas pieturas princips” darba aizsardzības pakalpojumu saņemšanai
“Kad pirms aptuveni 20 gadiem nodibinājām pirmo uzņēmumu “Sunstar Group”, tolaik akcenti tiešām vairāk bija uz risku izvērtēšanu, dokumentu sagatavošanu, instrukcijām, žurnāliem,” Kalniņa paustajam piekrīt Krūgaļauža, “bet laika gaitā mēs esam izveidojuši tā saucamo ciklisko apli un realizējam “vienas pieturas principu”, kas šobrīd ir mūsu darbības struktūras pamatā. Esam integrējuši mūsu pakalpojumā arī citus būtiskus pakalpojumus, bez kā darba aizsardzība mūsdienu izpratnē vairs nav saprotama.”
Tā, piemēram, “Sunstar Academy”, piedāvā mūsdienīgus apmācību pakalpojumus atbilstoši katra uzņēmuma individuālajām prasībām.
Digitālais produkts Meemo E-Wor Safety, ar kuru grupa 3 – 4 gadus atpakaļ spēra drosmīgu soli – kļuva par pirmajiem Latvijā, kas digitalizēja darba aizsardzības procesus un to pārvaldību.
“Ja sākotnēji sabiedrībā par to bija šaubas un arī skepse – mēs nereti sastapāmies ar jautājumiem “vai tiešām tas ir iespējams?”, tad mēs pierādījām, ka, jā, arī darba vides procesus var padarīt efektivākus tos digitalizējos,”
pieredzē dalās Krūgaļauža.
Pēdējais grupas lolojums ir uzņēmums “Optiv”, kas nodibināts pavisam nesen 2021. gadā. Šis uzņēmums nodarbosies ar vēl vienu būtisku darba aizsardzības aspektu – ar reālām obligātajām veselības pārbaudēm nodarbinātajiem un visu datu integrēšanu darba vides pārvaldības ciklā. Jo novērots, ka šobrīd nereti notiek cīņa ar sekām, tā vietā lai veiktu preventīvus pasākumus darbinieku veselības uzlabošanai, līdz ar to pagarinot arī darba ilgmūžību.
Kāpēc visi šie komponenti ir svarīgi, runājot par darba vides aizsardzības stratēģiju? “Jo tie ir savstarpēji papildinoši,” skaidro Armands Kalniņš. “Mēs bieži sadrumstalojam to, ka mācības notiek dažādās izglītības iestādēs, veselības pārbaudes mēs veicam pie dažādiem speciālistiem, dažādas institūcijas vērtē riskus, ir dažādi IT risinājumi, bet faktiski visi šie komponenti viens otru papildina. Piemēram,
“ja mēs veselības pārbaudēs konstatējam kādus veselības apdraudējumus, mēs caur darba aizsardzības un apmācību prizmu varam tos novērst.”
Izmantojot IT risinājumus, mēs varam analizēt datus par to, cik un kādās riska grupās ir nodarbinātie, kādas apmācības ir nepieciešamas, kādi ir trūkumi. Tas pats par nelaimes gadījumiem – arī tos caur apmācībām un digitalizāciju varam novērst un mazināt. Līdz ar to mēs uz visu šo procesu kopumu skatāmie kā uz stratēģiju. Jo, kaut gan katrs no šiem procesiem ļoti labi izpilda normatīvo aktu prasības, bet ir svarīgi, lai tas viss funkcionē kopā kā savstarpēji papildinošs procesu kopums, tad tam ir pavisam cita vērtība darba vides organizēšanā.
Atslēga visam esot bijis tieši digitalizācijas faktors, kas nodrošina iespēju izsekot informācijai un datiem par nodarbinātajiem un situāciju iestādēs un uzņēmumos.
Darbinieku apmācības un instruktāža jaunā formātā
Darbinieku apmācības un instruktāža ir viens no svarīgākajiem posmiem darba vides pārvaldībā. “Galvenā ideja ir tāda, ka arī pats apmācību process ir darba vidē balstīts: mēs apmācām konkrēta uzņēmuma konkrētu nodaļu darbiniekus viņu vidē, ar viņu iekārtām, apspriežot konkrēti viņu problēmas diskusijas formā, nevis veidojot kombinētās ārējās grupas, kur katram varbūt ir savas vajadzības. Ideālā variantā apmācības notiek klātienē, bet tās ir pieejamas arī tiešsaistē vai video formātā,” Rudīte Krūgaļauža ieskicē apmācību procesu.
““TikTok” mūs ir pieradinājis uztvert informāciju audio-vizuāli, īsi, koncentrēti, kodolīgā formātā. Tādēļ mēs līdzšinējās papīra instrukcijas veidojam video formātā, kur izstāstām konkrētas rīcības konkrētās situācijās,” piebilst Armands Kalniņš. “Visiedarbīgāk tas ir attiecībā uz darbiem, kas šad tad ir jāveic objektos. Cilvēks var īsajā video noskatīties, kas viņu šajā objektā sagaida, kāds aprīkojums ir jāņem līdzi. Sekojoši, viņš var saprast, vai vispār ir gatavs veikt konkrēto darbu, līdz ar to tiek noņemta nevajadzīga spriedze. Nevis viņš izlasa instrukciju uz papīra, aizbrauc uz vietas un tad mēģina realitāti savilkt kopā ar teoriju.”
“Pieredze rāda, – ja ievadapmācībās ir sagatavots video, kur ir izrunāta darba organizācija, situācijas, iespējamā rīcība, testa rezultāti ir augstāki, un arī pēc kāda laika cilvēkiem informācija labāk paliek atmiņā, nekā vienkārši izlasot dokumentu.”
Protams, arī juridiskais aspekts nekur nepazūd, jo tiesiskā valstī tas ir nepieciešams un ir jāuztur, bet “Sunstar Group” speciālistu ieskatā nereti darba aizsardzības jomā uzņēmumi pārāk lielu akcentu liek uz juridisko sadaļu, tā vietā lai koncentrētos uz faktisko rīcību.
“Kad mēs izveidojām digitālo rīku un piedāvājām instruktāžas veikt elektroniski, bija liela skepse un neticība – daudziem likās, ka tas būs pārāk formāli. Savukārt prakse ar laiku pierādīja tieši pretējo – ka šis rīks ir daudzkārt labāks un efektīvāks pārvaldībā. Jo pēc tam ir testēšana, un, ja cilvēks nav iepazinies ar materiālu un drošām darba metodēm – jo bieži vien klātienes instruktāžās daudzi mēdz nodarboties ar blakus lietām – viņš nemaz nevar nokārtot testu un tikt pielaists pie konkrētā darba,” atklāj Krūgaļauža, “nākotnē mēs ceram, ka varēsim apmācībās ieviest arī 3D brilles un virtuālo realitāti.”
Darba aizsardzības procesu digitālizācija
Papīra formātā vidējais dokumentu skaits darba aizsardzībā uzņēmumā ir 250-1000 vienību jeb 1-2 vidējas vai lielas mapes. Dokumentu un to termiņu manuālā uzraudzība aizņem ļoti daudz laika, turklāt cilvēciskais faktors nozīmē, ka vienmēr būs kāds kļūdas elements. Agrāk lielos uzņēmumos bija pat veselas nodaļas, kas nodarbojās ar darba aizsardzības dokumentācijas un procesu pārvaldību.
Procesu automatizācija par 43% samazina resursu – gan cilvēcisko, gan materiālo – patēriņu.
“Sunstar Group” izstrādāto produktu “Meemo EWS” šobrīd lieto 600 uzņēmumu – kopā 60 000 lietotāju. “Ja process tiek pārvaldīts digitāli, mēs neko nepalaižam garām un mums nevajag veikt liekas darbības. Sistēma nozīmē izsekojamību un nepārtrauktību – sistēma ļauj nedarīt liekas tehniskas darbības un atgādina kritiskos punktus, nodrošinot lielāku drošību, stabilitāti un ērtību ikdienas procesos. Tādēļ mēs visiem klientiem, kas izmanto mūsu pamatpakalpojumu, nodrošinām šo sistēmu par brīvu, un prieks, ka lietotāju skaits arvien pieaug. Digitalizāciju mēs uzskatām par nozīmīgu Sunstar Group misiju,” stāsta Armands Kalniņš.
Protams, šāda pāreja uz digitālu procesu pārvaldību iesākumā ir izaicinājums, bet “Sunstar Group” klientu pieredze rāda, ka rezultāts ir tā vērts. Kalniņš salīdzina pāreju uz procesu digitalizāciju ar kārtības ieviešanu mājsaimniecībā: “Pirmajā brīdī tas prasa vairāk laika – visu sakārtot un izdarīt. Gluži tāpat kā tas ir ar garāžu, virtuvi, biroju vai jebkuru vietu, ko mēs vēlamies sakārtot. Mēs tam veltam laiku. Visu saliekam pa krāsām, pa vietām pareizā secībā un rezultātā viss ir viegli atrodams un pārskatāms. Protams, arī ikdienā mēs nedrīkstam “haltūrēt”, kaut ko nomest vai steigā neieliekt nepareizajā plauktā, tādējādi izjaucot kārtību.
Lai sistēma darbotos, tai ir jāiekļaujas mūsu ikdienas domāšanā kā rīkam, kas tiek izmantots: “Pēc būtības tas ir tāds pats rīks kā, piemēram, internetbanka, kas mums palīdz veikt noteiktas darbības. Mēs zinām, ka tas ir mūsu atbalsta rīks, kas ļauj lietas paveikt ātrāk, ērtāk un efektīvāk.”
Tās organizācijas, kurām ir savas darba aizsardzības nodaļas, “Meemo EWS” iegādājas atsevišķi kā produktu, lai padarītu efektīvāku nodaļu darbu, atslogotu tehniskās lietas, lai speciālisti varētu veltīt vairāk laika tieši darbam ar personālu, plānošanai, apmācībām. Kalniņš norāda, ka, izvēloties darba aizsardzības risinājumu digitālos rīkus, vajadzētu vērst uzmanību, vai tie spēs sadzīvot ar pārējiem uzņēmuma izmantotajiem rīkiem un iekļauties uzņēmuma kopējā IT ekosistēmā un stratēģijā.
Ar ko sākt pāreju uz procesu digitalizāciju?
“Pirmkārt, tam ir jābūt vadības lēmumam,” uzskata Rudīte Krūgaļauža, “mēs esam sastapušies ar gadījumiem, ja vadība neiedziļinās un nav tā uzsvara, ka tas būs uzņēmuma ceļš, bieži sistēmu tā arī neizdodas ieviest līdz galam. Tātad, pirmkārt, akcents no vadības, tad jāmotivē komanda, jāparāda ieguvumi un kopā jāpārvar grūtības, lai sasniegtu rezultātu.
Armands Kalniņš ir līdzīgās domās: “Tieši tā, pārmaiņu pamatā ir vadības komanda. Mūsu speciālisti jau ir uztrenēti iet soli pa solim, lai nenobiedētu. Mēs nesakām, ka no rītdienas jau viss notiks elektroniskā vidē. Sākam ar to, ka vispirms sagatavojam atbildīgo personu, kura iemācās veikt pamatdarbības. Tālāk tiekam galā ar lietvedību. Tad sākam instruēt pirmās darbinieku grupas. Un tā, soli pa solim ejam uz priekšu.
Ir skaidrs, ka nevar vienā dienā no dokumentu mapes pāriet uz digitalizāciju. Tas ir komandas darbs. Un jārēķinās, ka tas nebūs paveicams nedēļas, mēneša vai divu laikā.”
“Mobilly” vadītāja Ģirta Slaviņa pieredze
“Man brīžiem ir tāda sajūta, ka vajag iet un ar to garo puļķi bakstīt birokrātiju no latviešiem ārā, jo mēs ar to esam šausmīgi aizrāvušies: mums visām lietām ir jābūt mapītē ieliktām, visam pretī vajag parakstiņu. Jo, nedod dievs, atnāks VID vai Valsts kontrole, un tad nu būs zili brīnumi – kāpēc šeit nav parakstiņš, kāpēc šeit nav tas? Tā vispār ir diezgan liela bēda. Mūsu uzņēmumā vēl salīdzinoši nesen 2017. gadā tas izskatījās šādi: 4000 papīra formātā izdrukāti un parakstīti līgumi, rēķinu aprite drukātā formātā mapēs. Ja kaut ko vajadzēja atrast, tad nācās iet uz arhīvu un, rokoties cauri papīru kaudzēm, meklēt konkrēto dokumentu vai līgumu. Tā bija diezgan liela nelaime. Elektroniskais paraksts tajā laikā mums bija tikai ap 5% darbinieku.
Arī darba drošības dokumenti un instruktāžas bija mapēs ar parakstiem. Ik pa laikam uz biroju ar šīm mapēm atnāca darbiniece, kas uz 1/10 slodzi bija atbildīga par darba drošību, un
“man kā direktoram lika parakstīt krietnu kaudzīti dokumentu. Vai es kādā no tiem ieskatījos? Visdrīzāk jau nē. Tā ka darba aizsardzības speciāliste mierīgi varēja iedot man parakstīt arī līgumu par mūža verdzību.”
Un tieši tāpat pēc tam viņa ar šīm mapēm gāja pie darbiniekiem. Tā tas tolaik notika, un visi to uztvēra kā normu.
Evolūcija saka, ka izdzīvo tie, kas spēj pielāgoties. Pāris gadu laikā situācija ir izmanījusies līdz nepazīšanai. Salīdzinājumam, 2021. gadā: 99% rēķinu ir elektroniski, visi līgumi ir digitalizēti un uzglabāti elektroniski, 1/2 klientu līgumu un 99% sadarbības līgumu tiek parakstīti elektroniski.
“Grūti ir teikt kaut ko labu par šo grūto laiku, kāds ir bijis sabiedrībai pēdējos divus gadus, bet dažas labas lietas tomēr ir, un viena no tām – kovids ir iemācījis mūs lietot e-parakstu.”
Būtu jocīgi, ja pie šādas notikumu attīstības, mūsu darba drošība joprojām tiktu kārtota mapēs. Kopš 2020. gada mēs esam pārgājuši uz darba aizsardzības procesu digitalizāciju. Faktiski bija viens konkrēts gadījums, kas mums lika pieņemt šādu lēmumu – mājsēdes laikā visiem dalībniekiem nosūtījām kādu anketu, ko tika lūgts izdrukāt, aizpildīt un parakstītu atsūtīt mums atpakaļ. Bija virkne jautājumu, kā to paveikt, jo izrādījās, ka ne visiem ir printeri. Un tad mēs sapratām, ka vairs nevarēs darboties kā līdz šim, ka ir kaut kas jāmaina. Nejauši viss sakrita tā, ka mēs uzzinājām par “Sunstar Group”, vārds pa vārdam, darbs pa darbam, un mēs vairs nedrukājām papīrīšus, pārgājām uz e-instruktāžas modeli, visi darbinieki to veiksmīgi izgāja un bija ļoti apmierināti.
Man tagad ir grūti iedomāties, ka 21. gadsimtā, kad mēs daudz laika pavadām “feisbukos”, “tviteros” un “tiktokos”, diskutējot ar svešiniekiem, kāpēc mums darba vidē būtu jāturpina staigāt ar lielām mapēm un jāliek parakstiņi, nereti nemaz nezinot, par ko mēs parakstāmies? Manuprāt,
digitālā forma ir ne vien ērtāka, bet efektīvāka arī no jēgas un satura viedokļa, jo, lai nokārtotu testu, tev ir tikai formāli jāparakstās, bet arī jāiedziļinās tēmās un kaut kas jāizlasa.”
***
Rudīte Krūgaļauža: “Jebkādas lietas, ko mēs darām gan darba vidē, gan privātajā dzīvē, ir svarīgi darīt jēgpilni. Tieši tādēļ “Sunstar Grop” postulāts ir: “Darām lietas jēdzīgi! Darām lietas, ieviešot jaunākās tehnoloģijas! Ejam līdzi laikam, esam mūsdienīgi! Un, protams, saglabājam profesionalitāti.””
